1范圍

本文件描述了企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的方法。

本文件適用于企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)形成的電子文件和歸檔后電子檔案管理工作。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T46—2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案

DA/T48—2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范

DA/T70—2018文書類電子檔案檢測(cè)一般要求

DA/T74電子檔案存儲(chǔ)用可錄類藍(lán)光光盤（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T75檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范

3術(shù)語和定義

GB/T18894—2016、DA/T70—2018界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)productdatamanagementsystem

管理產(chǎn)品生產(chǎn)全過程以及生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的與產(chǎn)品有關(guān)的信息（包括文檔、CAD文件、裝配關(guān)系、物料清單、配置、權(quán)限信息等）的系統(tǒng)。

注：簡(jiǎn)稱PDM系統(tǒng)。

3.2電子文件electronicdocument

國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

[來源：GB/T18894—2016，3.1]

3.3電子檔案electronicrecord

具有憑證、參考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

[來源：GB/T18894—2016，3.2]

3.4電子檔案管理electronicrecordsmanagement

對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定和處置的活動(dòng)。

3.5電子檔案管理系統(tǒng)electronicrecordsmanagementsystem；ERMS

對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

[來源：GB/T18894—2016，3.10，有修改]

3.6電子文件歸檔electronicdocumentarchiving

辦理完畢或已正式發(fā)布的具有憑證、參考和保存價(jià)值的電子文件提交電子檔案管理系統(tǒng)保存的過程。

3.7真實(shí)性authenticity

電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì)。

[來源：GB/T18894—2016，3.5]

3.8完整性integrity

電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。

[來源：GB/T18894—2016，3.7]

3.9可用性u(píng)sability

電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)和理解的性質(zhì)。

[來源：GB/T18894—2016，3.8]

3.10安全性security

電子文件、電子檔案的管理過程可控、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可靠，未被破壞、未被非法訪問的性質(zhì)。

[來源：DA/T70—2018，3.7]

3.11四性fourproperties

電子文件、電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。

3.12信息包informationpackage

包含電子文件、電子檔案組件（文檔）和對(duì)應(yīng)元數(shù)據(jù)，按照一定的結(jié)構(gòu)組織，可用于不同環(huán)節(jié)之間信息傳遞的信息集合對(duì)象。

[來源：DA/T70—2018，3.10]

3.13歸檔信息包archivingsubmissioninformationpackage；ASIP

電子文件歸檔時(shí)立檔單位內(nèi)部業(yè)務(wù)部門向檔案部門提交的信息包。

[來源：DA/T70—2018，3.11]

3.14保存信息包archivalinformationpackage；AIP

按照長(zhǎng)期保存要求形成的電子檔案信息包。

[來源：DA/T70—2018，3.13]

3.15系統(tǒng)顯示名systemdisplaytitle

在電子檔案管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的，檔案人員和用戶直接可見的件內(nèi)組件（文檔）題名。

注：文檔是指歸檔文件最小的文件單元，可以是一個(gè)獨(dú)立的自然件，也可以是組合文件中的某一自然件或自然件的附件。

3.16計(jì)算機(jī)文件名computerfiletitle

在電子檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)器中唯一標(biāo)識(shí)電子檔案組件（文檔）的一個(gè)字符串。

4總則

4.1總體要求

4.1.1PDM系統(tǒng)中形成的電子文件是企業(yè)的核心信息資產(chǎn)，PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作應(yīng)納入單位電子文件歸檔和電子檔案管理整體工作中，統(tǒng)籌規(guī)劃，有序推動(dòng)。

4.1.2應(yīng)按照全程管理、前端控制、集中統(tǒng)一原則對(duì)PDM系統(tǒng)電子文件實(shí)施全生命周期管理，確保電子檔案的“四性”。

4.1.3應(yīng)執(zhí)行規(guī)范的工作程序，采取必要的技術(shù)手段，對(duì)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理全過程實(shí)行監(jiān)控。

4.1.4應(yīng)對(duì)PDM系統(tǒng)中電子文件的情況進(jìn)行綜合調(diào)查，制定歸檔方案、保管期限表、元數(shù)據(jù)方案、訪問控制規(guī)則/利用規(guī)則等規(guī)范，據(jù)此開展PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

4.1.5檔案部門、信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門等所有涉及PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作的部門和人員應(yīng)明確分工，相互協(xié)作，通過規(guī)范的電子檔案管理，服務(wù)于產(chǎn)品管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、資產(chǎn)保護(hù)等目標(biāo)。

4.1.6應(yīng)配備必要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全設(shè)施，保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行和信息安全。

4.2職責(zé)

4.2.1PDM系統(tǒng)主管部門

PDM系統(tǒng)主管部門職責(zé)如下：

a）根據(jù)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理規(guī)范和檔案業(yè)務(wù)需求，組織信息技術(shù)部門、檔案部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門開展PDM系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)；

b）為PDM系統(tǒng)歸檔功能的建設(shè)提供支持。

4.2.2檔案部門

檔案部門職責(zé)如下：

a）將PDM系統(tǒng)形成的電子文件納入管控范圍，提出歸檔范圍、歸檔方式、歸檔格式、歸檔時(shí)間和“四性”檢測(cè)等業(yè)務(wù)需求；

b）參與PDM系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)接口實(shí)施工作，負(fù)責(zé)歸檔接口功能測(cè)試，驗(yàn)證是否滿足設(shè)計(jì)要求；

c）定期對(duì)上線后的集成歸檔接口運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)，確保功能運(yùn)行正常；

d）負(fù)責(zé)電子文件的接收，以及電子檔案的整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用；

e）負(fù)責(zé)組織保管期滿電子檔案的鑒定、處置工作。

4.2.3信息技術(shù)部門

信息技術(shù)部門職責(zé)如下：

a）根據(jù)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔需求，開展PDM系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口開發(fā)、測(cè)試和運(yùn)行維護(hù)工作；

b）及時(shí)響應(yīng)PDM系統(tǒng)主管部門和檔案部門提出的PDM系統(tǒng)電子文件歸檔需求和問題反饋，并妥善處理；

c）參與保管期滿電子檔案銷毀工作，對(duì)銷毀是否徹底進(jìn)行確認(rèn)。

4.2.4業(yè)務(wù)部門

業(yè)務(wù)部門職責(zé)如下：

a）負(fù)責(zé)對(duì)待歸檔電子文件質(zhì)量進(jìn)行審核；

b）負(fù)責(zé)根據(jù)PDM系統(tǒng)操作手冊(cè)和本單位電子文件管理規(guī)定開展電子文件提交歸檔；

c）參與保管期滿電子檔案鑒定工作。

4.3工作流程

PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與歸檔后電子檔案管理流程包括電子文件及其元數(shù)據(jù)捕獲、歸檔、“四性”檢測(cè)、接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等環(huán)節(jié)，見圖1。

▲圖1PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與歸檔后電子檔案管理流程圖

4.4元數(shù)據(jù)要求

元數(shù)據(jù)要求如下：

a）元數(shù)據(jù)應(yīng)能為PDM系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)所處理，實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的傳輸、解析、交換、利用等；

b）元數(shù)據(jù)的捕獲方式和捕獲節(jié)點(diǎn)應(yīng)在PDM系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)過程中進(jìn)行規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子文件同時(shí)捕獲；

c）元數(shù)據(jù)的捕獲方式包括直接提取、計(jì)算寫入、手工錄入、默認(rèn)賦值等；

d）元數(shù)據(jù)的捕獲節(jié)點(diǎn)包括但不限于電子文件管理全程中的捕獲、歸檔、檢測(cè)、接收、整理、保管、利用、遷移、轉(zhuǎn)換、鑒定、處置等各個(gè)節(jié)點(diǎn)；

e）PDM系統(tǒng)電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)歸檔對(duì)應(yīng)元數(shù)據(jù)，確保元數(shù)據(jù)與所描述的電子文件的有效關(guān)聯(lián)；

f）按照DA/T46—2009、DA/T48—2009，將PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理元數(shù)據(jù)設(shè)置為文件實(shí)體、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體、文件關(guān)系實(shí)體；

g）本文件對(duì)元數(shù)據(jù)屬性的描述方法與DA/T46—2009規(guī)定的描述方法一致。凡DA/T46—2009、DA/T48—2009中已描述的元數(shù)據(jù)，以DA/T46—2009、DA/T48—2009為準(zhǔn)。DA/T46—2009、DA/T48—2009未描述的元數(shù)據(jù)，本文件在附錄A表A.1~表A.2的備注中進(jìn)行了描述。

5PDM系統(tǒng)電子文件歸檔

5.1歸檔范圍與保管期限

5.1.1PDM系統(tǒng)電子文件歸檔范圍以設(shè)計(jì)類電子文件為主，與設(shè)計(jì)相關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目管理類電子文件、試驗(yàn)類電子文件、制造類電子文件、客服類電子文件、市場(chǎng)與銷售類電子文件、供應(yīng)商類電子文件應(yīng)同時(shí)歸檔。

5.1.2保管期限一般分為永久、30年、10年保管期限一般自歸檔時(shí)間起算），具體參見附錄B表B.1~表B.7。

5.1.3檔案部門、業(yè)務(wù)部門、PDM系統(tǒng)主管部門應(yīng)共同確定本單位PDM系統(tǒng)電子文件歸檔范圍和保管期限表。

5.2電子文件組件

5.2.1件的構(gòu)成

5.2.1.1歸檔電子文件一般以每份文件為一件。

5.2.1.2正文、附件為一件；來文與復(fù)文一般獨(dú)立成件。

5.2.1.3同一文件編號(hào)的同一版本二維圖、三維圖和審簽文檔為一件。

5.2.1.4同一文件編號(hào)的同一版本原始格式和轉(zhuǎn)換格式為一件。

5.2.1.5同一文件編號(hào)的不同版本獨(dú)立成件。

5.2.1.6同一文件編號(hào)的同一版本的不同語種版本一般獨(dú)立成件。

5.2.1.7同一文件編號(hào)的更改文件一般獨(dú)立成件。

5.2.1.8同一文件編號(hào)的不同版本的軟件源碼和執(zhí)行碼一般獨(dú)立成件。

5.2.2件內(nèi)電子文件排序

5.2.2.1件內(nèi)文件排序時(shí)正文在前，附件在后。

5.2.2.2同一文件編號(hào)的二維圖、三維圖和審簽文檔按照審簽文檔、三維圖、二維圖排序。

5.2.2.3同一文件編號(hào)的原始格式和轉(zhuǎn)換格式按照原始格式、轉(zhuǎn)換格式排序。

5.2.3系統(tǒng)顯示名

5.2.3.1系統(tǒng)顯示名一般應(yīng)與PDM系統(tǒng)命名保持一致。

5.2.3.2PDM系統(tǒng)命名不規(guī)范的，可在歸檔時(shí)由電子檔案管理系統(tǒng)采用“文件編號(hào)+正題名”的格式重新命名。

5.2.4計(jì)算機(jī)文件名

5.2.4.1電子檔案管理系統(tǒng)內(nèi)電子檔案計(jì)算機(jī)文件名應(yīng)具有唯一性。

5.2.4.2計(jì)算機(jī)文件名一般采用“唯一性代碼+系統(tǒng)顯示名”格式命名。

5.2.4.3唯一性代碼可采用“哈希值+日期時(shí)間”或“隨機(jī)碼+日期時(shí)間”格式。“隨機(jī)碼”由計(jì)算機(jī)自動(dòng)隨機(jī)生成，一般為32位。

5.3歸檔要求

5.3.1歸檔方式

5.3.1.1在軟硬件條件具備的前提下，PDM系統(tǒng)電子文件歸檔應(yīng)選擇在線歸檔方式，通過PDM系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口實(shí)現(xiàn)，否則可以采用線下歸檔方式。

5.3.1.2歸檔接口通常包括但不限于以下兩種：WebService歸檔接口和中間庫歸檔接口。

5.3.1.3WebService歸檔接口原理示意圖見圖2。

圖片

▲圖2WebService歸檔接口原理示意圖

5.3.1.4中間庫歸檔接口原理示意圖見圖3。

圖片

▲圖3中間庫歸檔接口原理示意圖

5.3.2歸檔時(shí)間

5.3.2.1PDM系統(tǒng)電子文件歸檔可選擇實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔。

5.3.2.2實(shí)時(shí)歸檔是指在電子文件發(fā)布的同時(shí)即啟動(dòng)歸檔程序，實(shí)現(xiàn)PDM系統(tǒng)向電子檔案管理系統(tǒng)即時(shí)歸檔。

5.3.2.3定期歸檔是指根據(jù)本單位具體情況選擇定期每周、每月、每年等）、產(chǎn)品定型或重大節(jié)點(diǎn)完成后1年內(nèi)歸檔。

5.3.3歸檔格式

5.3.3.1電子文件歸檔格式

電子文件歸檔格式要求如下：

a）PDM系統(tǒng)電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持格式轉(zhuǎn)換。

b）文本類電子文件一般采用符合規(guī)定的版式文件格式，根據(jù)需要可同時(shí)保存原始格式。

c）二維圖樣、三維數(shù)模電子文件應(yīng)按以下要求歸檔：

——二維圖樣文件以原始格式和符合規(guī)定的版式文件格式同時(shí)歸檔；

——三維數(shù)模文件以原始格式和STEP、PDF/E等中性格式同時(shí)歸檔。

d）PDM系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為以下格式歸檔：

——以XML、ET、XLS、DBF等任意一種格式歸檔；

——參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式，將應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔。

e）如果采用原始格式和中性格式同時(shí)歸檔保存，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)對(duì)二者建立關(guān)聯(lián)。

5.3.3.2元數(shù)據(jù)歸檔格式

PDM系統(tǒng)形成的各類電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)歸檔接口確定歸檔格式。按照GB/T18894—2016中8.4和DA/T48—2009的要求，結(jié)合本單位接口開發(fā)技術(shù)路線，元數(shù)據(jù)可采用XML、ET、DBF等格式。

5.3.3.3電子文件格式轉(zhuǎn)換

電子文件格式轉(zhuǎn)換要求如下：

a）電子文件格式轉(zhuǎn)換時(shí)間的優(yōu)先級(jí)分別為文件發(fā)布時(shí)、歸檔前、歸檔過程中；

b）電子文件格式轉(zhuǎn)換工具優(yōu)先選擇電子文件編制軟件自帶轉(zhuǎn)換功能，并以此為基礎(chǔ)開發(fā)批量轉(zhuǎn)換工具。批量轉(zhuǎn)換工具的可靠性應(yīng)經(jīng)過評(píng)審，確認(rèn)滿足本單位生產(chǎn)運(yùn)營場(chǎng)景需求。

5.3.4捕獲

5.3.4.1歸檔電子文件應(yīng)正式發(fā)布，相關(guān)元數(shù)據(jù)信息得到準(zhǔn)確、完整捕獲。

5.3.4.2歸檔前應(yīng)由業(yè)務(wù)部門人員對(duì)歸檔電子文件質(zhì)量進(jìn)行檢查，確認(rèn)是否滿足歸檔要求。

5.3.4.3歸檔電子文件的格式不符合歸檔要求，可在生成信息包前進(jìn)行轉(zhuǎn)換，確保轉(zhuǎn)換前后內(nèi)容一致。

5.3.4.4歸檔信息包以件為單位生成，包內(nèi)包含歸檔電子文件全文和元數(shù)據(jù)文件，參見附錄C。

5.3.4.5電子文件歸檔后PDM系統(tǒng)電子文件如發(fā)生更改或作廢，應(yīng)將新版文件或作廢說明文件另行捕獲歸檔，并將相關(guān)關(guān)聯(lián)關(guān)系以元數(shù)據(jù)形式同步歸檔，確保歸檔電子文件狀態(tài)與PDM系統(tǒng)一致。

5.3.5分類

檔案部門應(yīng)制定分類方案對(duì)PDM系統(tǒng)電子檔案進(jìn)行分類（參見附錄D）。

5.3.6立卷

5.3.6.1立卷規(guī)則

檔案部門應(yīng)參照如下規(guī)則，結(jié)合本單位實(shí)際制定電子檔案立卷規(guī)則：

a）項(xiàng)目管理類電子文件按照“項(xiàng)目-類別-年度”立卷；

b）設(shè)計(jì)技術(shù)報(bào)告類電子文件按照“項(xiàng)目-類別-專業(yè)”立卷；

c）設(shè)計(jì)圖樣類電子文件按照“項(xiàng)目-類別-產(chǎn)品結(jié)構(gòu)”立卷；

d）試驗(yàn)類電子文件按照“項(xiàng)目-類別-專業(yè)”立卷；

e）制造類電子文件按照“項(xiàng)目-類別-年度”立卷；

f）客戶服務(wù)類電子文件按照“項(xiàng)目-類別-年度”立卷；

g）市場(chǎng)與銷售類電子文件按照“項(xiàng)目-類別-年度”立卷；

h）供應(yīng)商類電子文件按照“項(xiàng)目-類別-供應(yīng)商-年度”立卷。

5.3.6.2排序規(guī)則

檔案部門應(yīng)參照如下規(guī)則，結(jié)合本單位實(shí)際制定卷內(nèi)電子檔案排序規(guī)則：

a）卷內(nèi)文件一般按事由結(jié)合時(shí)間排列；

b）如同一卷內(nèi)有若干事由，按事由結(jié)束時(shí)間先后排列；

c）同一事由的電子檔案應(yīng)集中排列；

d）同一事由內(nèi)的電子檔案按形成時(shí)間先后順序排列；

e）技術(shù)報(bào)告、圖樣文件等有嚴(yán)格編號(hào)結(jié)構(gòu)的電子檔案按編號(hào)文件編號(hào)、圖號(hào)等）順序排列。

5.3.7檔號(hào)

檔案部門應(yīng)遵守GB/T11822的規(guī)定，一般按照“全宗號(hào)+分類號(hào)+案卷順序號(hào)+卷內(nèi)序號(hào)”結(jié)構(gòu)制定編號(hào)規(guī)則。

5.3.8歸檔

電子文件捕獲完整后，由業(yè)務(wù)部門人員按照內(nèi)置分類方案、組卷和排序規(guī)則，補(bǔ)充分類號(hào)和檔號(hào)，立卷之后提交歸檔。

5.3.9檢測(cè)接收

5.3.9.1電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)對(duì)電子文件“四性”進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)方案參見附錄E。

5.3.9.2對(duì)于檢測(cè)合格的電子文件，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能夠正確解析歸檔信息包，將元數(shù)據(jù)、電子文件實(shí)體、各類關(guān)聯(lián)關(guān)系按照約定規(guī)則寫入。

5.3.9.3對(duì)于檢測(cè)不合格的電子文件，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)向PDM系統(tǒng)發(fā)送拒收原因報(bào)告。

5.3.9.4檢測(cè)報(bào)告一般在電子檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)，作為業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)保存，支持查閱。

5.3.9.5成功接收后，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行登記，同時(shí)向PDM系統(tǒng)發(fā)送接收成功信息。

5.4歸檔接口

5.4.1PDM系統(tǒng)的歸檔接口功能

PDM系統(tǒng)的歸檔接口功能如下：

a）歸檔前將待歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)以件為單位進(jìn)行捕獲，形成歸檔信息包；

b）應(yīng)能夠嵌入分類方案和組卷方案，業(yè)務(wù)部門人員可根據(jù)電子文件內(nèi)容選擇生成類號(hào)和檔號(hào)；

c）將歸檔信息包傳輸至指定位置，傳輸過程中歸檔信息包中信息不丟失、不被非法更改；

d）接收歸檔信息包接收方的反饋消息，包括歸檔成功消息與失敗消息，以及失敗故障代碼；

e）對(duì)歸檔成功的電子文件進(jìn)行已歸檔標(biāo)記，以防止重復(fù)歸檔，歸檔標(biāo)記能取消，并在人工干預(yù)下重新歸檔；

f）應(yīng)能夠?qū)⑸妗⒆鲝U等電子文件更改信息傳遞至電子檔案管理系統(tǒng)，確保PDM系統(tǒng)電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)電子檔案狀態(tài)保持一致；

g）應(yīng)能夠提取零部件裝配關(guān)系，以及其他數(shù)據(jù)對(duì)象之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并以文件實(shí)體關(guān)系元數(shù)據(jù)形式傳遞至電子檔案管理系統(tǒng)；

h）應(yīng)具有歸檔控制功能模塊，記錄歸檔電子文件類型、歸檔時(shí)間、歸檔狀態(tài)，并能夠?qū)崿F(xiàn)按照歸檔電子文件類型、歸檔時(shí)間、歸檔狀態(tài)組合查詢；

i）應(yīng)具有擴(kuò)展功能，支持新增文件類型在線歸檔。

5.4.2電子檔案管理系統(tǒng)接口功能

電子檔案管理系統(tǒng)接口功能如下：

a）向PDM系統(tǒng)發(fā)送歸檔信息包存儲(chǔ)位置信息；

b）接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳遞來的信息包，并正確解析；

c）對(duì)PDM系統(tǒng)提交歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)的“四性”進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)不合格不能接收，并反饋相應(yīng)不合格的檢測(cè)結(jié)果及不合格原因；

d）將解析后的電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在指定位置；

e）應(yīng)能夠正確解析升版、作廢等電子文件變化信息，并按約定規(guī)則與對(duì)應(yīng)電子檔案關(guān)聯(lián)；

f）應(yīng)能夠正確解析零部件上下級(jí)關(guān)系，以及其他數(shù)據(jù)對(duì)象之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并按約定規(guī)則與對(duì)應(yīng)電子檔案關(guān)聯(lián)；

g）向PDM系統(tǒng)發(fā)送電子文件歸檔成功或失敗消息，以及失敗故障代碼；h）在歸檔信息包接收、解析和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等過程中，信息不丟失、不被非法更改；

i）應(yīng)具有接收控制功能模塊，記錄歸檔電子文件類型、歸檔時(shí)間、歸檔狀態(tài)，并能夠?qū)崿F(xiàn)按照歸檔電子文件類型、歸檔時(shí)間、歸檔狀態(tài)組合查詢；

j）應(yīng)具有擴(kuò)展功能，支持新增文件類型在線歸檔。

5.4.3歸檔接口建設(shè)管理要求

歸檔接口建設(shè)管理要求如下：

a）歸檔接口宜與業(yè)務(wù)系統(tǒng)同設(shè)計(jì)、同開發(fā)、同測(cè)試和同實(shí)施，未開發(fā)歸檔接口的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)通過二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)；

b）歸檔接口開發(fā)時(shí)應(yīng)進(jìn)行充分測(cè)試，并經(jīng)專家評(píng)審，以確認(rèn)功能要求達(dá)到設(shè)計(jì)目標(biāo)要求；

c）歸檔接口投入運(yùn)行后，應(yīng)安排專人對(duì)接口運(yùn)行情況進(jìn)行持續(xù)跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處置；

d）PDM系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)更新應(yīng)充分論證對(duì)歸檔接口功能的影響，確保歸檔接口能夠正常運(yùn)行；

e）將接口應(yīng)急處置方案納入PDM系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)急預(yù)案，在PDM系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)因升級(jí)、系統(tǒng)故障、病毒感染等原因影響歸檔接口功能后立即啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)。

6電子檔案管理

6.1整理

6.1.1編目

應(yīng)根據(jù)本單位業(yè)務(wù)需要，按照GB/T11822的規(guī)定形成案卷目錄、卷內(nèi)目錄和案卷文件目錄。

6.1.2檢測(cè)

6.1.2.1檔案部門應(yīng)對(duì)整理成果進(jìn)行“四性”檢測(cè)，檢查整理工作質(zhì)量，檢測(cè)方案參見附錄E。

6.1.2.2如檢測(cè)未通過，應(yīng)根據(jù)檢測(cè)結(jié)論，重新進(jìn)行整理，直至檢測(cè)通過。

6.1.3入庫

“四性”檢測(cè)通過的電子檔案，由電子檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)為入庫狀態(tài)。

6.1.4修改

6.1.4.1入庫后，若要對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)中電子檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，應(yīng)在線提交申請(qǐng)，并由檔案部門批準(zhǔn)同意后方可修改。

6.1.4.2修改完成后，重新提交“四性”檢測(cè)。

6.2存儲(chǔ)

6.2.1在線存儲(chǔ)

6.2.1.1在線存儲(chǔ)方式應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)時(shí)進(jìn)行規(guī)劃，并配備對(duì)應(yīng)軟硬件設(shè)備。

6.2.1.2在線存儲(chǔ)方式應(yīng)能適應(yīng)大容量電子檔案存儲(chǔ)需要，隨著數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量增加不應(yīng)影響電子檔案管理系統(tǒng)訪問、運(yùn)行性能。

6.2.1.3在線存儲(chǔ)容量應(yīng)至少滿足3年增量需求，避免電子文件歸檔因存儲(chǔ)容量不足而中斷。

6.2.1.4電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)分類規(guī)則和年度在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中逐級(jí)建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲(chǔ)電子檔案。

6.2.1.5電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄電子檔案在線存儲(chǔ)路徑，方便在線查閱、下載。

6.2.1.6建議每天實(shí)施增量備份，至少一個(gè)月全備份一次，有條件的單位可實(shí)施雙機(jī)熱備。

6.2.2離線存儲(chǔ)

6.2.2.1應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行以件（含元數(shù)據(jù)）為存儲(chǔ)單元的保存信息包離線存儲(chǔ)，以進(jìn)一步降低電子檔案長(zhǎng)期保存風(fēng)險(xiǎn)。

6.2.2.2電子檔案離線存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)及其說明參見附錄F。

6.2.2.3電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)至少應(yīng)制作3套。

6.2.2.4不同套別的存儲(chǔ)載體應(yīng)分開保存，有條件的單位應(yīng)將1套置于300km以上、不在同一流域的地點(diǎn)保存，或不同的建筑物內(nèi)保存。

6.2.2.5離線存儲(chǔ)載體管理應(yīng)按照DA/T15、DA/T38、DA/T74、DA/T75的要求進(jìn)行。

6.3保管

6.3.1應(yīng)采取科學(xué)措施對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行管控，避免存儲(chǔ)載體損壞，并防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。

6.3.2電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠跟蹤到保管期間對(duì)電子檔案的相關(guān)操作，無論是合法操作還是非法操作，應(yīng)在日志中進(jìn)行記錄。

6.3.3檔案部門應(yīng)每年對(duì)電子檔案的可讀取性進(jìn)行評(píng)估，形成評(píng)估報(bào)告；如存在因軟硬件或其他技術(shù)升級(jí)、變動(dòng)出現(xiàn)電子檔案不可讀取的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行遷移或轉(zhuǎn)換。

6.3.4電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案刪除的格式轉(zhuǎn)換。

6.3.5因技術(shù)更新、介質(zhì)檢測(cè)不合格等原因需更換離線存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。

6.3.6支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、臺(tái)式計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、磁盤陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級(jí)時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的遷移。

6.3.7電子檔案管理系統(tǒng)更換時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。

6.3.8電子檔案遷移或轉(zhuǎn)換前應(yīng)進(jìn)行遷移可行性評(píng)估，包括目標(biāo)載體、系統(tǒng)、格式的可持續(xù)性評(píng)估和保管成本評(píng)估等，并保證遷移或轉(zhuǎn)換過程可控，防止遷移過程中電子文件信息丟失、被非法篡改。

6.3.9在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動(dòng)成功實(shí)施后，根據(jù)本單位實(shí)際對(duì)轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀或繼續(xù)留存的處置。

6.4利用

6.4.1電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)通過有效的智能檢索、組合檢索、全文檢索、主題導(dǎo)航和基于產(chǎn)品層級(jí)結(jié)構(gòu)的樹形導(dǎo)航等功能，方便用戶查詢、瀏覽電子檔案。

6.4.2檢索結(jié)果呈現(xiàn)應(yīng)包括必要的元數(shù)據(jù)、電子全文和關(guān)聯(lián)關(guān)系。

6.4.3檔案部門應(yīng)制定詳細(xì)的電子檔案利用權(quán)限規(guī)定，利用權(quán)限應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，并經(jīng)過確認(rèn)。超權(quán)限利用時(shí)應(yīng)進(jìn)行審批，并保證利用過程中電子檔案不被非法篡改。

6.4.4電子檔案可根據(jù)授權(quán)通過電子檔案管理系統(tǒng)在線或離線提供利用，但不管何種利用方式均應(yīng)通過日志或其他方式記錄利用過程，記錄信息包括利用者、利用方式、檔號(hào)、文件編號(hào)、文件名、利用時(shí)間等。利用過程應(yīng)作為電子檔案業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)的一部分進(jìn)行保存。

6.5統(tǒng)計(jì)

電子檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)按照GB/T18894—2016的要求進(jìn)行。

6.6鑒定處置

6.6.1應(yīng)定期對(duì)保管期限到期的電子檔案進(jìn)行鑒定，鑒定方法可根據(jù)本單位管理要求進(jìn)行。

6.6.2到期鑒定后對(duì)電子檔案進(jìn)行處置，包括銷毀、續(xù)存和移交。

6.6.3電子檔案的銷毀應(yīng)先登記、編制清冊(cè)，并按有關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)后，再將電子檔案進(jìn)行物理刪除。

6.6.4物理刪除時(shí)至少兩人監(jiān)督，銷毀清單及記錄需打印成紙質(zhì)檔案保存。涉密電子檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定處理。

轉(zhuǎn)自：蘭臺(tái)之家