《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）（DA/T88—2021）描述了企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的方法。適用于企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（Productdatamanagement，PDM）系統(tǒng)形成的電子文件和歸檔后電子檔案管理工作。《規(guī)范》由國家檔案局于2021年5月26日發(fā)布，并于10月1日起正式實(shí)施。

制定背景

檔案管理是各企業(yè)所必須開展的基礎(chǔ)工作之一。規(guī)范的文檔控制過程對于提升企業(yè)運(yùn)行效率、提升企業(yè)核心競爭力、創(chuàng)造源源不斷的利潤具有十分重要的作用。產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)是當(dāng)前我國企業(yè)信息化實(shí)施的重點(diǎn)，也是企業(yè)產(chǎn)生數(shù)據(jù)最大的系統(tǒng)之一，是企業(yè)的核心信息資源，也是企業(yè)檔案部門最重要的管理對象。這些信息資源以電子文件形式或數(shù)據(jù)庫形式存在，數(shù)據(jù)容量可以達(dá)到TB級。相較于文書類電子文件，PDM系統(tǒng)電子文件具有類型繁雜、數(shù)量極大、格式多樣、關(guān)系復(fù)雜、迭代頻繁等特點(diǎn)。當(dāng)前，對大部分制造企業(yè)來講，PDM系統(tǒng)電子文件沒有實(shí)現(xiàn)有效歸檔和妥善管理，面臨失控風(fēng)險。企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔沒有有效開展的原因包括PDM系統(tǒng)電子文件類型特殊、企業(yè)對開展PDM系統(tǒng)電子檔案管理重要性認(rèn)識不足、檔案工作隊伍薄弱、企業(yè)檔案管理資金投入不足、基礎(chǔ)設(shè)施落后等，但最重要的原因是缺乏指導(dǎo)企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，企業(yè)不知道如何開展此項工作。因此，從企業(yè)發(fā)展和檔案專業(yè)角度出發(fā)，通過企業(yè)實(shí)踐，結(jié)合行政管理部門管理經(jīng)驗，制定出適合大多數(shù)企業(yè)的，尤其是高端裝備制造企業(yè)的PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理的行業(yè)規(guī)范意義十分重大。《規(guī)范》是當(dāng)前這個時期企業(yè)增強(qiáng)核心競爭力的重要抓手，也是助推國家產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、創(chuàng)新驅(qū)動、改革發(fā)展的客觀需要。《規(guī)范》的制定有利于企業(yè)參照該標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)有序地開展企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，也有利于檔案行政部門有效開展企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。編制過程《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）（DA/T88—2021）描述了企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的方法。適用于企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（Productdatamanagement，PDM）系統(tǒng)形成的電子文件和歸檔后電子檔案管理工作。《規(guī)范》由國家檔案局于2021年5月26日發(fā)布，并于10月1日起正式實(shí)施。制定思路《規(guī)范》的編寫以PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理需求為指引，首先明確了總體要求、相關(guān)職責(zé)、工作流程和元數(shù)據(jù)要求，之后就如何做好電子文件歸檔和電子檔案管理兩部分進(jìn)行編制。其中，電子文件歸檔部分從歸檔范圍和保管期限、電子文件組件、歸檔要求、歸檔接口4個方面提出了具體要求；電子檔案管理部分從電子檔案整理、存儲、保管、利用、統(tǒng)計和鑒定處置對歸檔后電子檔案管理要求進(jìn)行了明確。

主要內(nèi)容解讀

1.術(shù)語和定義

概況為了保持國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性，《規(guī)范》術(shù)語優(yōu)先使用國家檔案行業(yè)已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)中的正式術(shù)語。電子文件、電子檔案等6項術(shù)語引用《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）對術(shù)語的表述。安全性、信息包等4項術(shù)語引用《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70—2018）對術(shù)語的表述。產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、系統(tǒng)顯示名等3項術(shù)語在《規(guī)范》中進(jìn)行界定。

產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)根據(jù)一般產(chǎn)品數(shù)據(jù)所應(yīng)用的領(lǐng)域、所具有的功能，以及其本質(zhì)屬性，《規(guī)范》將“產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”定義為：管理產(chǎn)品生產(chǎn)全過程以及生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的與產(chǎn)品有關(guān)的信息（包括：文檔、CAD文件、裝配關(guān)系、物料清單、配置、權(quán)限信息等）的系統(tǒng)，簡稱PDM系統(tǒng)。

系統(tǒng)顯示名和計算機(jī)文件名系統(tǒng)顯示名和計算機(jī)文件名是電子文件歸檔和電子檔案管理繞不開的問題。系統(tǒng)顯示名是指：在電子檔案管理系統(tǒng)中存儲的，檔案人員和用戶直接可見的件內(nèi)組件（文檔）題名。計算機(jī)文件名是指：在電子檔案管理系統(tǒng)存儲器中唯一標(biāo)識電子檔案組件（文檔）的一個字符串。系統(tǒng)顯示名是面向檔案管理員和檔案用戶的，易于理解；計算機(jī)文件名是面向軟件和系統(tǒng)的，是為了保證組件（文檔）唯一性。

2.總則

該章節(jié)主要包括4部分內(nèi)容：第一部分提出了總體要求，其中包括對PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作重要性定位、管理原則、理念、模式和方法等。第二部分明確了PDM系統(tǒng)主管部門、檔案部門、信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門在此項工作中所各自承擔(dān)的職責(zé)。第三部分提出了PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理業(yè)務(wù)流程框架。包括電子文件及其元數(shù)據(jù)捕獲歸檔、“四性”檢測、接收、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等環(huán)節(jié)，并繪制了流程圖。第四部分對PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理全過程都涉及的元數(shù)據(jù)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了規(guī)定。捕獲方式和捕獲節(jié)點(diǎn)應(yīng)在PDM系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)過程中進(jìn)行規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子文件同時捕獲。元數(shù)據(jù)的捕獲節(jié)點(diǎn)包括但不限于電子文件管理全程中的捕獲、歸檔、檢測、接收、整理、保管、利用、遷移、轉(zhuǎn)換、鑒定、處置等各個節(jié)點(diǎn)。附錄中將元數(shù)據(jù)作為本單位設(shè)計元數(shù)據(jù)方案的參考。

3.PDM系統(tǒng)電子文件歸檔PDM系統(tǒng)電子文件歸檔，需要從以下幾個要素入手：（1）保管期限《規(guī)范》提供了具有通用性的《歸檔范圍與保管期限》，供各單位參考。各單位在具體應(yīng)用時可在此基礎(chǔ)上結(jié)合本單位實(shí)際進(jìn)行增減。（2）組件該部分對件的構(gòu)成、件內(nèi)電子文件排序、系統(tǒng)顯示名、計算機(jī)文件名等具體技術(shù)問題進(jìn)行了規(guī)定。其中“件的構(gòu)成”章節(jié)對組件的一般原則作了規(guī)定。例如，同一文件編號的不同版本獨(dú)立成件。“件內(nèi)電子文件排序”章節(jié)對同一件內(nèi)有多個文檔情況下排序規(guī)則作了明確。又例如，同一文件編號的原始格式和轉(zhuǎn)換格式按照原始格式、轉(zhuǎn)換格式排序。同時對系統(tǒng)顯示名和計算機(jī)文件名命名規(guī)則作了規(guī)定，計算機(jī)文件名一般采用“唯一性代碼”+“系統(tǒng)顯示名”格式命名。唯一性代碼可采用“哈希值”+“日期時間”或“隨機(jī)碼”+“日期時間”格式。“隨機(jī)碼”由計算機(jī)自動隨機(jī)生成，一般為32位。（3）要求該部分對歸檔方式、歸檔時間、歸檔格式選擇和電子文件捕獲、分類、立卷以及檔號生成、歸檔提交和檢測接收等要求進(jìn)行了明確。歸檔方式一般通過集成接口實(shí)現(xiàn)在線歸檔。歸檔時間可根據(jù)本單位需要選擇實(shí)時歸檔和定期歸檔。歸檔格式根據(jù)不同文檔類型選擇對應(yīng)中性格式，其中文檔類為PDF格式，三維數(shù)模為STEP格式，元數(shù)據(jù)為xml格式。電子文件捕獲后應(yīng)形成歸檔信息包，包含歸檔電子文件全文和元數(shù)據(jù)文件。分類、立卷以及檔號生成建議在PDM系統(tǒng)由業(yè)務(wù)部門人員完成。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)對電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測。各單位可結(jié)合自身實(shí)際，參照《規(guī)范》制定本單位“四性”檢測規(guī)則。（4）歸檔接口該章節(jié)對PDM系統(tǒng)的歸檔接口功能、電子檔案管理系統(tǒng)的接口功能、歸檔接口建設(shè)管理要求等作了系統(tǒng)闡釋。PDM系統(tǒng)的歸檔接口功能主要包括電子文件和元數(shù)據(jù)捕獲、歸檔推送；電子檔案管理系統(tǒng)接口功能主要包括數(shù)據(jù)接收、“四性”檢測等。

4.電子檔案管理歸檔后電子檔案管理主要內(nèi)容包括：整理、存儲、保管、利用、統(tǒng)計和鑒定處置。（1）整理整理包括編目、入庫環(huán)節(jié)“四性”檢測、正式入庫以及入庫后相關(guān)元數(shù)據(jù)內(nèi)容修改。其中，編目主要包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄和案卷文件目錄。（2）存儲存儲包括在線存儲和離線存儲，兩種方式結(jié)合并用。其中在線存儲應(yīng)至少滿足3年增量需求，每天實(shí)施增量備份，至少一個月全備份一次，有條件的單位可實(shí)施雙機(jī)熱備。離線存儲介質(zhì)至少應(yīng)制作3套，不同套別的存儲載體應(yīng)分開保存。（3）保管該部分對保管環(huán)境和保管措施提出了要求。每年對電子檔案的可讀取性進(jìn)行評估，根據(jù)需要實(shí)施格式轉(zhuǎn)換和存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。根據(jù)不同場景，采取存儲介質(zhì)的遷移、電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移等措施，以確保電子檔案長期可用。（4）利用該部分對電子檔案管理系統(tǒng)檢索功能、權(quán)限控制和過程控制進(jìn)行了規(guī)定。其中，檢索功能應(yīng)具備智能檢索、組合檢索、全文檢索、主題導(dǎo)航和基于產(chǎn)品層級結(jié)構(gòu)的樹形導(dǎo)航等多種檢索功能。（5）統(tǒng)計電子檔案統(tǒng)計應(yīng)按照GB/T18894—2016的要求、國家檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查要求，以及本單位需求進(jìn)行。（6）鑒定處置。

各單位應(yīng)定期對保管期限到期的電子檔案進(jìn)行鑒定。到期鑒定后對電子檔案進(jìn)行處置，包括銷毀、續(xù)存和移交。

轉(zhuǎn)自：蘭臺之家