近年來，在紙質檔案數字化工作迅速推進的同時，紙質檔案數字化對象、管理與利用方法以及技術條件等都在不斷發展。因此，及時修訂DA/T 31—2005《紙質檔案數字化技術規范》，適時調整相關要求，對科學規范紙質檔案數字化工作具有重要的現實意義。2017年8月2日，DA/T 31—2017《紙質檔案數字化規范》正式發布，并于2018年1月1日起正式實施。

修訂思路

1 與有關標準相協調

在標準修訂過程中，課題組特別注意與相關標準的協調，主要體現在以下方面：

首先，按照GB/T 1.1—2009《標準化工作導則 第1部分：標準的結構和編寫原則》的規定和要求編寫，在修訂過程中，遵循GB/T 20000《標準化工作指南》、GB/T 20001《標準編寫規則》、GB/T 20002《標準中特定內容的起草》等基礎性標準的要求。其次，保持與DA/T 31—2005相關要求的連貫性，汲取其精華內容。但同時也與時俱進，緊跟技術發展趨勢，對相關管理、技術提出恰當要求。再次，既保持與國際標準ISO/TR 13028《信息與文獻 檔案數字化實施指南》和國家標準GB/T 20530—2006《文獻檔案資料數字化工作導則》等標準的一致性，又突出我國現階段及未來檔案工作發展的特色。

2 增加管理要求

DA/T 31—2005主要從技術角度對紙質檔案數字化工作提出要求，對管理方面的內容涉及較少。隨著紙質檔案數字化工作的推進，實際工作中對紙質檔案數字化工作標準化管理需求愈加急迫。因此，在修訂過程中，課題組特別對紙質檔案數字化工作的組織和管理進行了詳細設計，并提出了明確要求。為此，此次修訂將標準名稱由《紙質檔案數字化技術規范》修改為《紙質檔案數字化規范》。

3 細化和調整技術要求

紙質檔案數字化工作在很大程度上依賴于信息技術，而信息技術的迅速發展使相關技術條件也發生了很大變化。及時對技術要求進行細化和調整，使之符合當前紙質檔案數字化工作的實際需求是此次修訂的一項重要任務。

4 強化安全要求

安全是檔案工作的重中之重，隨著紙質檔案數字化工作的廣泛開展，特別是在任務量巨大的情況下，很多單位采取了外包方式開展紙質檔案數字化工作，其安全問題不容忽視。此次修訂特別注重對檔案安全（包括檔案實體安全和檔案信息安全）的保障，從管理和技術等不同角度對其進行規范。

部分內容解讀

1 組織與管理

在紙質檔案數字化工作廣泛開展的今天，科學規范的管理工作對于確保數字化成果質量和數字化工作效率具有十分重要的意義。課題組希望通過對相關章節內容的完善，使紙質檔案數字化管理工作更加系統化、科學化，從而便于紙質檔案數字化管理工作的規范化開展。

具體內容集中體現在標準第5章，內容包括機構及人員、基礎設施、工作方案、管理制度、工作流程控制、工作文件管理、檔案數字化外包等，基本涵蓋了紙質檔案數字化管理工作的全部內容。管理工作的實施，應達到確保檔案安全、提高檔案數字化成果質量、提高工作效率的目標。

2 數字化前處理

此次修訂將DA/T 31—2005的“檔案整理”更名為“數字化前處理”，并對其內容進行了完善，主要包括確定掃描頁、編制頁號、目錄數據準備、拆除裝訂、技術修復等。這一章的修訂重點突出了兩方面的思想：一是建議紙質檔案數字化全部掃描，不建議進行挑掃；二是保護檔案原件。“全部掃描”主要體現在“確定掃描頁”部分，主要目的是確保檔案信息完整，同時避免對紙質檔案進行二次掃描。“檔案保護”思想則貫穿整章內容。

例如，針對檔案數字化過程中是否拆除裝訂物這一問題，DA/T 31—2005要求：“在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物”。此次修訂，要求從對檔案保護的角度出發，如鋼錠裝訂的檔案，隨著時間的推移，鋼錠生銹，會破壞檔案，對于這種情況，就應該建議拆除鋼錠裝訂，改用線裝。如果裝訂本身具有歷史特色,就要慎重考慮是否需要恢復原裝訂和能否恢復原裝訂。

為此，DA/T 31—2017規定：“應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂”“特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復”。

3 技術參數

隨著時代的發展，紙質檔案數字化成果需求逐漸趨于多樣化，同時，由于技術條件發展迅速，使存儲成本等方面的限制逐漸淡化。因此，紙質檔案數字化技術參數的選擇需多元化、細化，才能滿足不同需求。同時，也要遵循一個原則，即對紙質檔案原件的保護，盡量只動一次紙質檔案，就滿足多重利用需求。

（1）色彩模式

色彩模式是數字世界中表示顏色的一種算法。掃描儀的色彩模式一般分為彩色、灰度、黑白3種色彩模式。色彩模式選擇，應考慮多種因素：①原件情況。對于影像清晰、檔案原件色彩簡單、色彩對比強烈的原件，如白紙黑字的普通打印文件，在其他條件均達到最佳的情況下，采取3種色彩模式掃描的圖像清晰程度差異不明顯。而對于影像不夠清晰，以及色彩對比不夠強烈的原件，采取彩色模式掃描的圖像，在展現檔案原件細節、清晰程度等方面要明顯優于灰度模式或黑白模式掃描的圖像。

②硬件條件。過去，由于硬件條件的限制，一般會綜合考慮圖像質量、訪問速度、存儲成本等方面的因素選擇色彩模式。而隨著技術的進步，硬件考量因素將越來越被弱化。

③后期應用。彩色模式可以轉換為灰度模式或黑白模式，所以，為了盡可能多地采集信息，彩色模式無疑是最理想的選擇，對后期應用也是較為靈活的選擇。但是，也有例外情況。對于需要進行COM輸出的檔案，色彩模式對輸出效果的影響與縮微膠片輸出設備可接受的圖像色彩模式有很大關系。

例如，國內使用的一部分縮微膠片輸出設備只能接受黑白色彩模式的圖像，如掃描為彩色模式的圖像需轉換為黑白模式方可進行輸出，這與直接掃描成黑白模式的圖像輸出效果相比，后者的效果更佳。所以，在制定紙質檔案數字化方案時，在條件允許的情況下，應盡量避免格式轉化，以減少信息損失。如果無法避免格式轉化，則應根據原件情況、軟件情況等制定合理的方案，將信息損失降到最低。

結合課題組的調研結果，從最大程度保留原件信息的角度考慮，標準建議在進行批量數字化的過程中，應盡量將其掃描成彩色模式。同時此次修訂提出必須掃描成彩色模式的情況，即“頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應采用彩色模式進行掃描。”此外，考慮到我國各級各類檔案部門差異，要求全部掃描成彩色模式不夠現實。因此，此次修訂提出了可掃描成黑白模式和灰度模式的情況。

（2）分辨率

分辨率是指掃描設備對掃描對象每英寸的采樣點數。分辨率與掃描圖像大小和清晰程度以及掃描時長都有直接關系。掃描圖像分辨率越高，所占用的掃描時間越長，掃描形成文件也會越大，圖像清晰程度相對越好。但是，通過采用技術標板測試研究可知，當分辨率的設置達到一定程度時，分辨率的增加不會明顯改善清晰程度，但是卻會大大增加存儲空間。所以，在實際工作中，應根據可接受的圖像大小和清晰程度的實際情況來選擇合適的分辨率。

在現有技術條件下，綜合考慮不同檔案館基礎條件的差異，標準提出：“掃描分辨率應不小200DPI，如文字偏小、密集、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300DPI”的一般原則。當然，如果掃描后的檔案還需進行后續處理和利用的話，分辨率的選擇則應考慮利用需求因素。例如，進行COM輸出的圖像分辨率不應低于300DPI，進行仿真復制的數字圖像分辨率不應低于600DPI。

（3）存儲格式

存儲格式即圖像文件存放在計算機存儲設備上的格式。目前，常用的圖像存儲格式主要有TIFF、JPEG、JPEG2000、PDF、OFD等，不同格式適用的應用場景不同。TIFF存儲信息量大，適用于圖像的長期存儲；JPEG具有調節圖像質量的功能，允許用不同的壓縮比例對文件進行壓縮，方便在圖像質量和文件大小之間找到平衡點；而提供網絡應用時，則建議存儲為PDF、OFD格式。值得一提的是，在“對紙質檔案只動一次”的原則下，應首先滿足檔案長期安全保存的需要。

4 圖像處理

隨著信息技術的發展，存儲設備成本將呈下降趨勢。而紙質檔案數字化成果的利用則是一個長期過程，應用方式也多種多樣。因此，需要對圖像質量進行嚴格控制。當圖像質量與存儲空間存在矛盾時，課題組始終堅持將數字化圖像質量作為主要考量因素，將圖像占用的存儲空間作為次要考量因素的原則。因此，此次修訂去掉了一些節省存儲空間的處理原則。在執行該標準開展圖像處理工作時，也應時刻堅持上述原則。

5 成果驗收

與DA/T 31—2005相比，DA/T 31—2017對紙質檔案數字化成果驗收環節的要求進行了較為詳細的劃分。驗收內容主要包括：數字圖像、檔案目錄數據、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等指標。驗收方式的選擇對數字化成果質量的保障也具有關鍵作用。隨著信息技術的發展，計算機自動檢測的方法更為多樣，范圍更為廣泛。

目前，紙質檔案數字化成果質量檢查軟件正日趨成熟，在標準中提出并提倡采用計算機自動檢測的要求具備相應的技術條件。為此，課題組針對檔案數字化成果驗收指標進行細分，對于能夠通過計算機程序自動化方式驗收的指標，提出100%驗收比率和100%合格率的要求。對于無法采用計算機程序自動化驗收的指標，根據具體情況提出不同的合格率要求。

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