01范圍
本標準規(guī)定了建設項目檔案工作的組織及職責任務，確立了建設項目文件的形成、歸檔要求與項目檔案管理的原則、方法和要求。本標準適用于新建、改建、擴建和技術改造等建設項目的檔案管理。
02規(guī)范性引用文件
下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。
GB/T 10609.3-2009 技術制圖復制圖的折疊方法
GB/T 11821 照片檔案管理規(guī)范
GB/T 11822 科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求
GB/T 18894—2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范
DA/T 12—2012 全宗卷規(guī)范
DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范
DA/T 31-2017 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范
DA/T 38 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范
DA/T 50 數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范
03術語和定義
下列術語和定義適用于本文件。
3.1建設項目 construction project
指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動中，按照一個總體設計進行施工，獨立組成的，在經(jīng)濟上統(tǒng)一核算、行政上有獨立組織形式、實行統(tǒng)一管理的單位。
3.2單位工程 unit of project
指具有獨立設計文件、可獨立組織施工，但建成后不能獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。
3.3分部工程 part of project
指單位工程中按工程的部位、結(jié)構(gòu)形式的不同等劃分的工程。
3.4建設單位 project owner
指對項目實施進行組織管理，并在項目建設過程中負總責的組織。
3.5參建單位 project participant
指參與項目建設并承擔特定法律責任的所有單位，主要包括勘察、設計、施工、總承包、監(jiān)理、設備制造、第三方檢測等單位。
3.6項目文件 project record
在項目建設全過程中形成的文字、圖表、音像、實物等形式的文件材料。
3.7前期文件 record of the prophase
指項目在籌備、立項、招標投標、合同協(xié)議、勘察設計、征地拆遷、移民安置及工程準備過程中形成的文件。
3.8施工文件 record of the construction process
指項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件。
3.9竣工圖 as-built drawing
指工程竣工后真實反映工程施工結(jié)果的圖樣。
3.10監(jiān)理文件 record of the supervision
指工程監(jiān)理單位在履行建設工程監(jiān)理合同過程中形成或獲取的，以一定形式記錄、保存的文件。
3.11竣工驗收文件 record of test on completion
指項目竣工驗收過程中形成的文件。
3.12項目電子文件 digital project record
在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，記錄和反映項目建設和管理各項活動的文件。包括文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。
3.13項目文件歸檔 filing of the project record
指建設單位工程管理相關部門及參建單位將辦理完畢且具有保存價值的項目文件經(jīng)系統(tǒng)整理交建設單位檔案管理機構(gòu)的過程。
3.14項目檔案 project archive
指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。
3.15項目電子檔案 digital project archive
指項目建設過程中產(chǎn)生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關過程信息的集合。
3.16項目檔案移交 transfer of the project archive
指建設單位根據(jù)合同、協(xié)議或規(guī)定將有關項目檔案交運行管理單位、項目主管部門或有關檔案管理機構(gòu)的過程。
3.17項目檔案管理卷 descriptive file of the project archive
檔案管理機構(gòu)在管理某一項目過程中形成的，包括項目概況、標段劃分、參建單位歸檔情況說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊等說明項目檔案管理情況的有關材料組成的專門案卷。
04總則
4.1 建設單位對項目檔案工作負總責，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。業(yè)務上接受檔案行政管理部門和上級主管部門的監(jiān)督和指導。
4.2 建設單位與參建單位應加強項目檔案管理，配備項目檔案工作所需人員、經(jīng)費、設施設備等各項管理資源。
4.3 項目檔案工作應融入項目建設，與項目建設管理同步，納入項目建設計劃、質(zhì)量保證體系、項目管理程序、合同管理和崗位責任制。
4.4 建設單位及各參建單位應加強項目文件過程管理，通過節(jié)點控制強化項目文件管理，實現(xiàn)從項目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制。
4.5 項目檔案應完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足項目建設、管理、監(jiān)督、運行和維護等活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要。
05項目檔案工作組織及職責任務
5.1 項目檔案工作的組織
5.1.1建設單位應明確項目檔案工作的分管領導，設立或明確與項目建設管理相適應的檔案管理機構(gòu)，配備滿足項目檔案工作需要的檔案人員，在項目建設期間應保持檔案人員的穩(wěn)定。
5.1.2項目檔案人員應具備檔案專業(yè)知識和技能，掌握一定的項目管理和相關工程技術專業(yè)知識，經(jīng)過項目檔案管理培訓。
5.1.3建設單位工程管理相關部門、各參建單位應配備專人或指定人員負責項目文件管理工作，在項目建設期間不得隨意更換。
5.1.4建設單位應建立以檔案管理機構(gòu)為核心，工程管理相關部門和參建單位參與的項目檔案管理工作網(wǎng)絡，并建立溝通協(xié)調(diào)機制。
5.2 項目檔案工作職責任務
5.2.1建設單位
5.2.1.1貫徹執(zhí)行國家有關項目檔案工作的法律、法規(guī)和標準規(guī)范。根據(jù)項目建設管理實際，制定、完善項目文件管理和檔案管理的制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關部門和參建單位實施。
5.2.1.2與參建單位簽訂合同、協(xié)議時應設立專門章節(jié)或條款，明確項目文件管理責任，包括項目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、整理標準、介質(zhì)、格式、費用及違約責任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目的文件和檔案的檢查、審查責任。
對參建單位進行合同履約考核時，應對項目文件管理條款的履行情況做出評價，合同款支付審批時應審查項目文件的歸檔情況，并將項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件。
5.2.1.3項目開工前制定項目檔案工作方案，對參建單位進行項目文件管理和歸檔交底。
5.2.1.4建立項目文件管理和歸檔考核機制，對項目文件的形成、積累和歸檔情況等進行考核。
5.2.1.5將項目檔案信息化納入項目管理信息化建設，統(tǒng)籌規(guī)劃、同步實施。
5.2.1.6按檔案行政管理部門和主管部門相關規(guī)定，進行項目檔案管理登記，做好項目檔案驗收的準備和整改工作。
5.2.2建設單位檔案管理機構(gòu)
5.2.2.1監(jiān)督、指導本單位工程管理相關部門及參建單位項目文件的形成、收集、整理和歸檔工作，審查參建單位制定的針對該項目的文件管理和歸檔制度、規(guī)范。
5.2.2.2組織項目管理相關人員和檔案人員檔案業(yè)務培訓
5.2.2.8參加項目建設的重要會議、重大活動、階段性檢查驗收、竣工驗收。
5.2.2.4負責審查項目文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性。
5.2.2.5負責項目檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和移交工作。
5.2.3建設單位工程管理相關部門
5.2.3.1對工程技術文件的規(guī)范性提出要求，組織對勘察、設計、監(jiān)理、施工、總承包、檢測、供貨等單位歸檔文件的完整性、準確性、有效性和規(guī)范性進行審查。
5.2.3.2對本部門形成的項目文件進行收發(fā)、登記、積累和收集、整理、歸檔。
5.2.3.3機構(gòu)和人員變動時，應及時清點交接項目文件，辦理交接手續(xù)。
5.2.4 參建單位
5.2.4.1建立符合建設單位要求的文件管理制度，報建設單位確認。
5.2.4.2負責所承擔工程的文件收集、整理和歸檔工作。
5.2.4.3監(jiān)理單位負責對所監(jiān)理項目的歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性進行審查。
5.2.4.4實行總承包的項目，總承包單位負責項目總承包范圍內(nèi)項目文件的收集、整理和歸檔工作的組織協(xié)調(diào)。按照5.1、5.2.1、5.2.2、5.2.3的規(guī)定，建立總承包范圍內(nèi)的項目檔案工作組織，履行項目檔案管理職責任務。各分包單位負責其分包部分項目文件的收集、整理，提交總承包單位審核，總承包單位應簽署審查意見。
5.2.4.5應配備滿足工作需要、符合安全保管要求的設施設備，采取措施確保項目文件的安全。
06制度規(guī)范建設
6.1建設單位制度規(guī)范體系要求
項目開工前，建設單位應遵循相關法律法規(guī)、規(guī)章制度和標準規(guī)范，按照職責明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則，建立覆蓋項目各類文件、檔案的管理制度和業(yè)務規(guī)范體系。
6.2項目文件管理業(yè)務規(guī)范內(nèi)容項目文件管理業(yè)務規(guī)范中應包含但不限于以下內(nèi)容：
a） 項目文件管理流程、文件格式、編號、歸檔要求等；
b） 竣工圖的編制單位、編制要求、審查流程和責任等；
c） 照片和音視頻文件攝錄的責任主體、階段、節(jié)點、部位、內(nèi)容、技術參數(shù)、歸檔要求等。
6.3檔案管理業(yè)務規(guī)范內(nèi)容建設單位檔案管理業(yè)務規(guī)范中應包含但不限于以下內(nèi)容：
a） 項目檔案管理辦法；
b） 檔案分類方案；
c） 歸檔范圍和檔案保管期限表；
d） 整理編目細則。
6.4納入項目管理制度規(guī)范
建設單位在項目管理相關制度、規(guī)范中應提出檔案管理的要求。
6.5參建單位制度規(guī)范體系要求
參建單位項目部應制定與建設單位的要求相適應的項目文件管理制度和業(yè)務規(guī)范。
6.6修訂完善要求
建設單位和參建單位應適時對管理制度和業(yè)務規(guī)范進行修訂完善。
07項目文件管理
7.1項目文件形成
7.1.1項目前期文件、管理性文件應符合國家有關法律法規(guī)、相關行業(yè)的規(guī)定；工程技術文件應符合國家、行業(yè)有關技術規(guī)范和標準的規(guī)定。
7.1.2重要活動及事件、原始地形地貌、建設過程中的工程形象進度、隱蔽工程、關鍵節(jié)點工序、重要部位、地質(zhì)及施工缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故、重要芯樣等應形成照片和音視頻文件。
7.1.3項目文件應格式規(guī)范、內(nèi)容準確、清晰整潔、編號規(guī)范、簽字及蓋章手續(xù)完備并滿足耐久性要求。
7.1.4歸檔的項目文件應為原件。因故用復制件歸檔時，應加蓋復制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。
7.2竣工圖編制
7.2.1竣工圖的編制要求
7.2.1.1工程竣工時應編制竣工圖，竣工圖一般由施工單位負責編制。
7.2.1.2竣工圖應完整、準確、規(guī)范、清晰、修改到位，真實反映項目竣工時的實際情況。
7.2.1.3應將設計變更、工程聯(lián)系單、技術核定單、洽商單、材料變更、會議紀要、備忘錄、施工及質(zhì)檢記錄等涉及變更的全部文件匯總后經(jīng)監(jiān)理審核，作為竣工圖編制的依據(jù)。
7.2.1.4竣工圖應依據(jù)工程技術規(guī)范按單位工程、分部工程、專業(yè)編制，并配有竣工圖編制說明和圖紙目錄。
竣工圖編制說明的內(nèi)容應包括：竣工圖涉及的工程概況、編制單位、編制人員、編制時間、編制依據(jù)、 編制方法、變更情況、竣工圖張數(shù)和套數(shù)等。
7.2.1.5按施工圖施工沒有變更的，由竣工圖編制單位在施工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖章（見附錄A圖A.1）。
7.2.1.6凡一般性圖紙變更且能在原施工圖上修改補充的，可直接在原圖上修改，并加蓋竣工圖章。在修改處應注明修改依據(jù)文件的名稱、編號和條款號，無法用圖形、數(shù)據(jù)表達清楚的，應在圖框內(nèi)用文字說明。
7.2.1.7有下述情形之一時應重新繪制竣工圖：
a） 涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項目等重大改變；
b） 圖面變更面積超過20%；
c） 合同約定對所有變更均需重繪或變更面積超過合同約定比例。重新繪制竣工圖應按原圖編號，圖號末尾加注“竣”字，或在新圖標題欄內(nèi)注明“竣工階段”。重新繪制竣工圖圖幅、比例、字號、字體應與原圖一致。
7.2.1.8施工單位重新繪制的竣工圖，標題欄應包含施工單位名稱、圖紙名稱、編制人、審核人、圖號、比例尺、編制日期等標識項，并逐張加蓋監(jiān)理單位相關責任人審核簽字的竣工圖審核章。
7.2.1.9行業(yè)規(guī)定設計單位編制或建設單位、施工單位委托設計單位編制竣工圖，應在竣工圖編制說 明、圖紙目錄和竣工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖審核章。
7.2.1.10同一建筑物、構(gòu)筑物重復的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中列出圖號, 指明該圖所在位置并在竣工圖編制說明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應分別編制竣工圖。
7.2.1.11建設單位應負責組織或委托有資質(zhì)的單位編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。
7.2.1.12用施工圖編制竣工圖的，應使用新圖紙，不得使用復印的白圖編制竣工圖。
7.2.1.13竣工圖章、竣工圖審核章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。
7.2.1.14 竣工圖應按GB/T 1O6O9.3—2OO9的規(guī)定統(tǒng)一折疊。
7.2.2竣工圖的審核和簽署
7.2.2.1竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應對竣工圖編制的完整、準確、系統(tǒng)和規(guī)范情況進行審核。
7.2.2.2竣工圖章、竣工圖審核章中的內(nèi)容應填寫齊全、清楚，應由相關責任人簽字，不得代簽；經(jīng)建設單位同意，可蓋執(zhí)業(yè)資格印章代替簽字。
7.22.3涉外項目，外方提供的竣工圖應由外方相關責任人簽字確認。
7.2.3竣工圖套數(shù)
7.2.3.1竣工圖套數(shù)應滿足項目建設單位、運行管理單位、有關部門或項目主管單位的需要。
7.2.3.2竣工圖套數(shù)應符合合同條款約定和有關規(guī)定執(zhí)行。
7.3項目文件的收集與整理7.3.1收集
7.3.1.1項目建設過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和載體的項目文件均應收集齊全。
7.3.1.2建設單位應依據(jù)附錄B的歸檔范圍和保管期限表，結(jié)合項目建設內(nèi)容、行業(yè)特點、管理模式等特征制定符合項目實際的歸檔范圍和保管期限表。
7.3.1.3項目文件在辦理完畢后應及時收集，并實行預立卷制度
7.3.2 整理
7.3.2.1項目文件應由文件形成單位或部門進行整理。整理工作包括項目文件價值鑒定、分類、組卷、 排列、編目、裝訂等內(nèi)容。
7.3.2.2項目文件整理應遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學，組卷合理，便于保管和利用。
7.3.2.3項目文件應依據(jù)歸檔范圍進行鑒定，確定其是否歸檔。
7.3.2.4項目文件應按照形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進行分類。
7.3.2.5項目文件組卷。項目前期文件、項目管理文件按事由結(jié)合時間順序組卷，其中招標投標、合同文件按招標的標段、合同組卷，勘察設計文件按階段、專業(yè)組卷；施工技術文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；信息系統(tǒng)開發(fā)文件按應用系統(tǒng)組卷；設備文件按專業(yè)、系統(tǒng)、臺套組卷；監(jiān)理（監(jiān)造）文件按監(jiān)理（監(jiān)造）的合同標段、事由結(jié)合文種組卷；科研項目文件按科研項目（課題）組卷；生產(chǎn)準備、試運行、竣工驗收文件按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。
卷內(nèi)文件一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復文在前，來文在后；文字在前，圖樣在后。
7.3.2.6項目案卷排列。項目前期文件、項目管理性文件按主題、事由排列；施工文件按綜合管理、施工技術支撐、施工（安裝）記錄、檢測試驗、評定驗收排列；信息系統(tǒng)開發(fā)文件按需求、設計、實施、測試、運行、驗收排列；設備文件按質(zhì)量證明、開箱驗收、隨機文件、安裝調(diào)試、檢測試驗和運行維修排列；監(jiān)理（監(jiān)造）文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列；科研項目文件按開題、方案論證、研究實驗、階段成果、結(jié)題驗收排列；生產(chǎn)準備、試運行、竣工驗收文件按主題、事由排列。
7.3.2.7案卷編目、案卷裝訂、卷盒、表格規(guī)格及制成材料應符合GB/T 11822的規(guī)定。采用整卷裝訂的案卷，應對卷內(nèi)文件連續(xù)編頁號。
7.3.2.8紙質(zhì)照片的整理應符合GB/T 11821的規(guī)定；數(shù)碼照片可參照DA/T 50的規(guī)定。
7.3.2.9錄音帶、錄像帶等磁性載體文件的整理應符合DA/T 15的規(guī)定。
7.3.2.10實物檔案依據(jù)分類方案按件進行整理。芯樣的整理應符合行業(yè)規(guī)范規(guī)定。
7.4歸檔
7.4.1項目文件應及時歸檔。前期文件在相關工作結(jié)束時歸檔；管理性文件宜按年度歸檔，同一事由產(chǎn)生的跨年度文件應在辦結(jié)年度歸檔；施工文件應在項目完工驗收后歸檔，建設周期長的項目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔；信息系統(tǒng)開發(fā)文件應在系統(tǒng)驗收后歸檔；監(jiān)理（監(jiān)造）文件應在監(jiān)理（監(jiān)造）的項目完工驗收后歸檔；科研項目文件應在結(jié)題驗收后歸檔；生產(chǎn)準備、試運行文件應在試運行結(jié)束時歸檔；竣工驗收文件在驗收通過后歸檔。
7.4.2歸檔文件質(zhì)量應符合7.1和7.2的相關規(guī)定。
7.4.3施工文件組卷完畢經(jīng)施工單位自查后（實行總承包的項目，分包單位應先提交總承包單位進行審查），依次由監(jiān)理單位、建設單位工程管理部門、建設單位檔案管理機構(gòu)進行審查；信息系統(tǒng)文件組卷完畢后提交監(jiān)理單位、建設單位信息化管理部門、檔案管理機構(gòu)進行審查；監(jiān)理文件和第三方檢測文件組卷完畢并自查后，依次由建設單位工程管理部門和檔案管理機構(gòu)進行審查。每個審查環(huán)節(jié)均應形成記錄和整改閉環(huán)。
7.4.4建設單位各部門形成的文件組卷完畢，經(jīng)部門負責人審查合格后，提交檔案管理機構(gòu)歸檔。
7.4.5歸檔單位（部門）應按建設單位檔案管理機構(gòu)要求，編制交接清冊（含交接手續(xù)、檔案數(shù)量、案卷目錄），雙方清點無誤后交接歸檔。
08項目檔案管理
8.1項目檔案整理
8.1.1建設單位應結(jié)合有關規(guī)定、行業(yè)特點和項目實際來制定項目檔案分類方案。檔案分類方案應符合邏輯性、實用性、可擴展性的原則并保持相對穩(wěn)定。
8.1.2建設單位檔案機構(gòu)依據(jù)項目檔案分類方案對全部項目檔案進行統(tǒng)一匯總整理和排列上架。記錄工程部位的音像檔案，宜與該單位工程的紙質(zhì)檔案統(tǒng)一編號，與其他音像檔案集中存放保管。
8.1.3建設單位檔案機構(gòu)應編制項目檔案案卷目錄，并參照DA/T 12的規(guī)定建立項目檔案管理卷。
8.2項目檔案的鑒定
8.2.1建設單位檔案機構(gòu)應依據(jù)保管期限表對檔案進行價值鑒定，確定其保管期限，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件時，該卷保管期限應從長。
8.2.2項目檔案保管期限分為永久和定期兩種，定期一般分為30年和10年。
8.3項目檔案的保管
8.3.1建設單位和參建單位應為項目檔案的安全保管提供必要的設施設備，確保檔案安全。
8.3.2建設單位檔案庫房應符合防火、防盜、防水、防潮、防高溫、防紫外線照射、防塵、防有害生物（霉、 蟲、鼠）的要求。檔案管理機構(gòu)應建立檔案庫房管理制度，加強日常庫房管理。
8.4項目檔案的利用
8.4.1建設單位應建立檔案利用制度，對利用的范圍、對象、審批辦法等做出規(guī)定。
8.4.2利用檔案原件一般在閱覽室查閱，并反饋利用效果。
8.4.3建設單位檔案管理機構(gòu)應根據(jù)項目建設和運行管理的需要編制必要的編研材料，如專題文件匯編、項目大事記、常用圖集、專題研究等。
8.5項目檔案的統(tǒng)計
建設單位檔案管理機構(gòu)應對檔案接收、保管、利用等情況進行統(tǒng)計并建立統(tǒng)計臺賬。
09項目電子文件歸檔與電子檔案管理
9.1項目電子文件的歸檔
9.1.1項目管理信息系統(tǒng)應具備電子文件管理及歸檔功能，并能夠?qū)椖侩娮游募纬膳c流轉(zhuǎn)實施有效控制，保障其真實、完整和安全；能夠在形成、流轉(zhuǎn)過程中及時跟蹤、檢查和補充與項目設計、設備、材料、施工等變更相關的項目電子文件及其元數(shù)據(jù)。
9.1.2建設單位應根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔范圍，結(jié)合項目實際情況，確定項目電子文件歸檔范圍。
9.1.3項目電子文件形成部門負責電子文件的歸檔工作；檔案管理機構(gòu)負責項目電子文件歸檔的指導、協(xié)調(diào)和電子檔案接收、保管、利用等工作。
9.1.4項目電子文件在辦理完畢后，應當按照歸檔要求實時收集完整；項目電子文件整理時，應當按照項目檔案分類方案并參照7.3.2.5的規(guī)定分別組成多層級文件信息包，文件信息包應包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。
9.1.5項目電子文件歸檔一般采用物理歸檔。紙質(zhì)項目文件歸檔時可采取在線歸檔或離線歸檔的方式向檔案管理機構(gòu)移交經(jīng)過整理的項目電子文件，并在內(nèi)容、格式、相關說明及描述上與紙質(zhì)項目檔案保持一致，且二者應建立關聯(lián)。
9.1.6項目電子文件應采用符合國家標準或能夠轉(zhuǎn)換成符合國家標準的文件格式，利于信息共享和長期保存。項目電子文件歸檔保存的文件格式應符合國家規(guī)定的電子檔案長期保存的格式要求。
9.1.7項目電子文件完成整理后，由形成部門負責對文件信息包進行鑒定和檢測，包括內(nèi)容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體文件內(nèi)容的一致性等。
9.1.8項目電子文件信息包經(jīng)過形成部門鑒定和檢測后，由相關責任人確認歸檔，賦予歸檔標識。歸檔標識中應當含有歸檔責任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。
9.1.9采取離線方式歸檔時，應將帶有歸檔標識的電子文件拷貝至耐久性好的存儲介質(zhì)上，存儲介質(zhì)應設置成禁止寫入的狀態(tài)。存儲介質(zhì)的選擇依次為光盤、磁帶、硬磁盤等。
9.1.10存儲電子檔案的介質(zhì)或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、類別號、案卷起止號、密級、保管期限、存入日期等。存儲介質(zhì)為光盤的，歸檔標簽應符合DA/T 38的規(guī)定。
9.1.11項目電子文件歸檔時應由檔案管理機構(gòu)進行檢驗，并填寫《電子文件歸檔登記表》（格式參見GB/T 18894）,檢驗合格后，辦理交接手續(xù)。
9.1.12圖像電子文件、視頻電子文件應主題突出、曝光準確、影像清晰。圖像電子文件分辨率應達到300 dpi以上，視頻電子文件宜采用200萬以上像素拍攝。
9.1.13對反映同一內(nèi)容的數(shù)碼照片應選擇有代表性的輸出紙質(zhì)照片。所選數(shù)碼照片應主題鮮明，影像清晰、完整。
9.2項目電子檔案管理
9.2.1項目電子檔案可參照紙質(zhì)檔案的分類方案進行整理。
9.2.2項目電子檔案的保管、有效性保證、鑒定和利用應符合GB/T 18894的規(guī)定。
9.2.3建設單位應建立項目電子檔案管理系統(tǒng)，管理項目全部電子檔案，系統(tǒng)應具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權(quán)限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。
9.2.4接入內(nèi)部網(wǎng)的項目檔案信息管理系統(tǒng)，應建立操作日志，通過身份認證、訪問控制、信息完整性校驗、防火墻、入侵檢測等技術手段和管理方法確保檔案數(shù)據(jù)得到有效保護，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡數(shù)據(jù)遭到破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡系統(tǒng)上的信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故的發(fā)生。
9.2.5項目電子檔案保存實行備份制度，重要電子檔案應當異地異質(zhì)備份。
9.2.6在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，檔案管理機構(gòu)應將項目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實、完整和在新環(huán)境中完全兼容。
9.2.7項目電子檔案失去保存價值后，應在履行銷毀審批手續(xù)后，采取有效技術措施進行信息清除工作。屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應按國家保密法規(guī)實施。
9.3項目檔案數(shù)字化
9.3.1數(shù)字化范圍根據(jù)實際情況，可包含但不限于以下內(nèi)容：項目立項、勘察設計、征地移民、合同協(xié)議、項目管理文件，重要隱蔽工程驗收、缺陷處理文件、竣工圖、單位工程驗收、合同驗收、竣工驗收文件, 重要設備文件等。
9.3.2委托第三方進行數(shù)字化加工的建設項目，委托單位應與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議，明確保密要求、責任及失泄密的處置措施。采取建立安防系統(tǒng)、加強數(shù)字化存儲設備管理和數(shù)字化人員管理等措施，確保檔案信息安全。
9.3.3檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接等應符合DA/T 31的規(guī)定。
10項目檔案移交
10.1移交要求
竣工驗收后，建設單位應按有關規(guī)定向運行管理單位及其他有關單位辦理檔案移交。
10.2移交手續(xù)
項目檔案移交時，應辦理項目檔案移交手續(xù)，包括檔案移交的內(nèi)容、數(shù)量、圖紙張數(shù)等，并有完備的清冊、簽字等交接手續(xù)。
10.3電子檔案移交
項目電子檔案的移交參照《電子檔案移交與接收辦法》的有關規(guī)定執(zhí)行。
10.4停、緩建移交
停、緩建的項目，其檔案由建設單位負責保存；建設單位撤銷的，項目檔案應向項目主管部門或有關檔案機構(gòu)移交。
轉(zhuǎn)自《蘭臺之家》
