隨著信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，明清檔案著錄工作在數(shù)字環(huán)境下呈現(xiàn)出不少新的特點。為進一步規(guī)范明清檔案的著錄工作，中國第一歷史檔案館對《明清檔案著錄細則》（DA/T 8—1994，以下簡稱《細則》）進行了修訂，并于2022年4月7日發(fā)布。

修訂背景

明清檔案記載著大量的信息，蘊含著豐富的知識，是研究明清史最重要的第一手資料。明清檔案著錄是檔案目錄資源建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作，是檔案開發(fā)利用、實現(xiàn)多樣化服務(wù)的根基。著錄工作的標準化關(guān)系到由此形成的檢索工具的通用性以及檔案信息資源開發(fā)利用的有效性?！都殑t》自1994年11月1日起實施，已應(yīng)用20余年，一直對明清檔案的著錄工作起著重要的規(guī)范作用。

然而，隨著社會的進步以及大數(shù)據(jù)、云計算等新技術(shù)的應(yīng)用，明清檔案管理水平及數(shù)字化程度不斷提高，國內(nèi)外檔案著錄理念不斷更新，檔案著錄工作不斷推進。數(shù)字環(huán)境下的明清檔案在表現(xiàn)方式及著錄要求上發(fā)生了深刻變化：著錄方式從手寫卡片著錄轉(zhuǎn)變?yōu)榻柚嬎銠C與軟件平臺著錄；著錄對象從明清檔案實體轉(zhuǎn)變?yōu)槊髑鍣n案的數(shù)字圖像；著錄理念從關(guān)注個體內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暼刂?。新技術(shù)、新環(huán)境為明清檔案的保管帶來了機遇和挑戰(zhàn)，也對明清檔案著錄工作的標準化提出了更高要求。面對這種情況，原《細則》存在的不足逐漸顯現(xiàn)，需對其進行重新修訂完善以更好地規(guī)范和推動明清檔案著錄工作。

2013年，作為保管有1000余萬件（冊）明清檔案的國家級檔案館，中國第一歷史檔案館開始籌備《細則》修訂的相關(guān)事宜，并赴遼寧、江西等省檔案館調(diào)研。隨后，編目處（2019年改為整理編目處）研究撰寫了《關(guān)于明清檔案著錄細則修訂的說明》，同時結(jié)合明清檔案著錄外包實踐，完成《館藏漢文檔案數(shù)字化圖像外包著錄項目調(diào)研報告》《中國第一歷史檔案館漢文明清檔案數(shù)字圖像著錄細則》等，為《細則》修訂打下了良好的基礎(chǔ)。

2018年8月，中國第一歷史檔案館申報修訂的《細則》經(jīng)過全國檔案工作標準化技術(shù)委員會批準立項，簽訂組織實施檔案領(lǐng)域行業(yè)標準計劃項目協(xié)議書。《細則》修訂組正式成立，由編目處具體負責《細則》修訂工作。

修改和完善的主要內(nèi)容

1.調(diào)整框架結(jié)構(gòu)

（1）提升規(guī)范性

2020年，國家標準委發(fā)布了《標準化工作導(dǎo)則 第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》（GB/T 1.1—2020），更新了標準化文件起草的相關(guān)規(guī)定?！都殑t》對照該標準，重新梳理了文本，規(guī)范了總體結(jié)構(gòu)，增加了“第2章 規(guī)范性引用文件”“第3章 術(shù)語和定義”“第4章 總體原則和要求”，并調(diào)整了其他章節(jié)的分布以及文字的使用，使得《細則》在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上更加符合標準化文件的要求。

（2）提高適用性

現(xiàn)階段的明清檔案著錄基本都借助計算機操作，不再使用紙質(zhì)文本，原《細則》中卡片式著錄條目格式和書本式著錄條目格式的內(nèi)容在工作中已不再采用。因此，刪除了原《細則》中的“第5章 著錄格式”。同時，在著錄項中增加了不少與計算機著錄相關(guān)的內(nèi)容，如“圖像號”著錄項，就用于著錄檔案對應(yīng)的數(shù)字圖像的信息，由“起始圖像號”“終止圖像號”和“畫幅數(shù)”組成，便于檢索利用。通過對著錄項的增加與調(diào)整，《細則》更加適用于數(shù)字環(huán)境下的明清檔案著錄。

（3）增強可操作性

為了便于《細則》使用者快速準確地參照著錄，《細則》將每個著錄項的著錄規(guī)則均統(tǒng)一為幾個部分進行說明：一是著錄項名稱，規(guī)范每一個著錄項的命名；二是著錄項目的，簡要說明著錄該項信息所要達到的目標；三是著錄項的適用規(guī)則，詳細描述該著錄項應(yīng)該在哪個層級著錄，以及如何準確有效地著錄；四是實際應(yīng)用示例，直觀地展示著錄結(jié)果。對于一些較為復(fù)雜的著錄項，《細則》還列出了不同情況下的著錄建議，便于操作。例如，“文件形成日期”項明確對主要類型檔案提出了不同的時間采用規(guī)定：“一般情況下，公私文書著錄發(fā)文日期，詔令文書著錄發(fā)布日期，條約、合同著錄簽署日期，表冊著錄編制日期?！蓖瑫r，由于有些明清檔案會在一份文件上出現(xiàn)多個日期信息，《細則》又指出，“在具備條件的情況下，也可對多個日期項進行著錄，如：朱批奏折著錄具奏日期和奉朱批日期，咨文著錄發(fā)文日期和收文日期。”這樣的規(guī)定就使得著錄工作具備了一定的可擴展性，更為實用。

2.調(diào)整著錄項

（1）引入多級著錄

參照《國際檔案著錄規(guī)則（總則）》的相關(guān)規(guī)定，《細則》貫徹多級著錄理念，增加了全宗、案卷級別的著錄項目，并在每個著錄項的著錄規(guī)則中明確指出該著錄項適用的層級，以及在不同層級中的應(yīng)用。如題名項就涉及全宗名稱（全宗級）、案卷題名（案卷級）、文件題名（文件級）3個層級。同時，明確設(shè)置了“著錄層級”這個項，確認著錄單元所屬的層次位置，便于將檔案放在大環(huán)境中來理解，掌握其背景信息與來源信息。

此外，由于各檔案館的實際情況多樣，層級設(shè)置存在區(qū)別，《細則》在對著錄項進行描述時，僅覆蓋了全宗、案卷、文件級別，這是因為各檔案館的明清檔案整理體系基本都涵蓋這3個級別。對于其他級別，《細則》明確指出，可根據(jù)需要自行選擇著錄。也就是說，各檔案館在著錄時，可根據(jù)館藏的實際情況增加相應(yīng)級別，如類別級、項目級，確保了可擴展性。

（2）增加與修改著錄項

為與國際和國內(nèi)標準保持一致，《細則》將著錄項目劃分為標識項、背景項、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)項、查閱與利用控制項、相關(guān)檔案材料項、著錄控制項、附注項7個部分，將原標準中的著錄項目融入這7個大項中。經(jīng)過增加和修改，共設(shè)置有40個小項。這些項目大部分是在繼承原《細則》的基礎(chǔ)上，參考《國際檔案著錄規(guī)則（總則）》和《檔案著錄規(guī)則》而設(shè)置的。同時，結(jié)合明清檔案著錄工作實際，設(shè)置了3個特有的著錄項，即圖像號、實體修復(fù)記錄、實體展覽記錄。

具體來說，著錄項的設(shè)置繼承了原《細則》中依然適用于現(xiàn)階段工作的內(nèi)容，如檔號、題名、日期、文種/文本、責任者、分類號等，最大限度地保證了著錄工作的延續(xù)性。基于多級著錄增加的著錄項，如機構(gòu)沿革、人物生平、檔案沿革、整理情況等，能夠讓管理者與利用者更好地了解檔案的背景信息，從宏觀上把握檔案的情況?；诠ぷ鲗嵺`增加的實體修復(fù)記錄、實體展覽記錄、復(fù)制件狀況、出版附注等項，則有利于清晰地掌握檔案在所有管理利用環(huán)節(jié)中的軌跡。作出這些改動，是期望能夠?qū)⒅浌ぷ髫灤┯诿髑鍣n案工作的全流程，覆蓋其整個生命周期，盡可能地確保明清檔案的管理與利用信息不被遺漏。

修訂意義

1.更有利于與國際標準接軌

早在2000年，國際檔案理事會就正式頒布了第二版的《國際檔案著錄規(guī)則（總則）》，成為當今國際上被應(yīng)用最廣的國際標準。該標準中明確提出了以尊重全宗理論為基礎(chǔ)的多級著錄規(guī)則，提出檔案著錄應(yīng)當從總體到部分，即從全宗著錄起，由全宗逐級向下著錄到類別、案卷、文件等。《細則》的主要變化之一即引入多級著錄原則，改變了原《細則》規(guī)定主要集中于文件級著錄、案卷級著錄且規(guī)定較簡單的情況，豐富了對案卷及全宗級著錄的規(guī)定，類別級著錄也留有擴展余地，在最大限度上與國際標準保持一致。

2.更有利于明清檔案的管理與利用

明清檔案著錄不僅僅單純?yōu)榱司幹茩n案目錄，還是為了確保檔案的真實性、完整性與可用性。原《細則》僅對檔案內(nèi)容進行簡單著錄，缺少對整理、復(fù)制、出版、保管、展覽等情況的著錄項。這些省卻的要素對紙質(zhì)檔案來說并不會影響其原始性，但對于檔案數(shù)字圖像而言，缺少這些要素則會對管理與利用帶來一定的影響。此次修訂，將明清檔案著錄工作視為動態(tài)過程，對著錄項進行了調(diào)整與增加。這些著錄項貫穿于檔案管理的整個生命周期，以期實現(xiàn)可持續(xù)、多維度的全要素與全程著錄，真實反映檔案實體管理的各個級別層次，多維、立體、完整地展現(xiàn)檔案的特點。明清檔案之間的聯(lián)系是多種多樣的，不僅可以根據(jù)檔案的整理級別構(gòu)成等級結(jié)構(gòu)，也可根據(jù)同一責任者建立聯(lián)系，還可根據(jù)同一主題將檔案聯(lián)系起來。如果實現(xiàn)了全要素著錄，不僅能揭示其形式特征和內(nèi)容特征，還能清晰反映出檔案之間的聯(lián)系，為檔案利用帶來極大的方便。

3.更適用于現(xiàn)階段及以后的明清檔案著錄工作

數(shù)字化環(huán)境下的檔案著錄，不僅要滿足人工閱讀的需求，還要滿足計算機自動處理的需求；不僅要滿足數(shù)字信息的檢索需求，還要滿足其憑證價值的證明需求。原《細則》對著錄概念的理解基于手工整理與著錄過程，其著錄規(guī)定主要針對檔案的內(nèi)容和形式特征，忽略了數(shù)字圖像的某些要素，如支持數(shù)字圖像的軟硬件平臺等。而缺失這些要素不利于全面描述數(shù)字化的明清檔案特征，不能很好地維護其真實性、完整性與可用性。修訂后的《細則》不僅對檔案的內(nèi)容特征進行著錄，還對檔案的背景、系統(tǒng)來源等信息進行著錄，不僅適用于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也適用于數(shù)字形式的檔案，更適用于當下及以后多樣化的著錄環(huán)境。

當然，《細則》僅是明清檔案著錄的一部“總則”，不可能滿足所有明清檔案的著錄需求。對于某些內(nèi)容和形式極其特殊的檔案，可基于該標準制訂更具針對性的規(guī)則，根據(jù)實際情況作出調(diào)整。明清檔案著錄工作標準化是一項長期而艱巨的任務(wù)，是明清檔案著錄的內(nèi)在要求，也是明清檔案信息資源共享的客觀需求。相關(guān)部門要時刻關(guān)注檔案著錄領(lǐng)域的理論與實踐發(fā)展，與時俱進，實時更新，制訂配套規(guī)則，創(chuàng)新方式方法，以科學(xué)統(tǒng)一的標準做好明清檔案著錄工作，發(fā)揮明清檔案信息資源的價值。

轉(zhuǎn)自：蘭臺之家

作者：邵熠星 中國第一歷史檔案館

來源：《中國檔案》雜志2022年第6期