解讀《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》DA/T 63—2017

根據(jù)檔案館（室）錄音錄像類電子檔案管理要求，經(jīng)國家檔案局批準，江西省檔案局于2011年著手開展錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)標準化研究工作，2014年開始文本編制工作，2017年8月最終成果《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63—2017）正式發(fā)布，并于2018年1月1日起實施。

編制背景

在電子檔案生命周期全程，依托應(yīng)用系統(tǒng)持續(xù)捕獲、著錄元數(shù)據(jù)是保證電子檔案真實性、可靠性、完整性和可用性（以下簡稱“四性”）的重要措施之一。為此，國家檔案局先后組織編制并發(fā)布了《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46—2009）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54—2014）等多項元數(shù)據(jù)標準。由于錄音錄像類電子檔案物理結(jié)構(gòu)復(fù)雜、著錄與管理要求不同等自身特性，上述檔案行業(yè)元數(shù)據(jù)標準均不能完全適應(yīng)其管理要求。比如，數(shù)字音視頻編碼標準有MPEG-X、H.2XX等10余種，一種編碼標準下具體技術(shù)參數(shù)亦可能不同，如色彩空間、視頻比特率、色度采樣率等。任何格式的計算機文件的寫入、存儲、讀取和呈現(xiàn)都是依據(jù)編碼標準進行編碼和解碼的過程。在電子檔案體外采用結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)記錄編碼標準及關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)，就是保持錄音錄像類電子檔案解碼播放、格式轉(zhuǎn)換等功能，以此為電子檔案的長期可讀和可用提供保障。錄音錄像類電子檔案獲取方式還包括網(wǎng)上下載、購買、收錄等多種途徑，如果涉及攝錄者個人，還需要進行知識產(chǎn)權(quán)管理。此外，錄音錄像類電子檔案的可讀性要依靠對主題內(nèi)容、責(zé)任者、業(yè)務(wù)背景等進行較為全面的著錄方可實現(xiàn)，這些都需要通過元數(shù)據(jù)給予記錄。

根據(jù)上述情況，有必要編制專門的元數(shù)據(jù)標準用于規(guī)范、指導(dǎo)錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)的捕獲、著錄等管理活動。

編制依據(jù)與適用范圍

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編制依據(jù)

編制過程中，該標準主要依據(jù)《標準化工作導(dǎo)則 第1部分：標準的結(jié)構(gòu)和編寫原則》（GB/T 1.1—2009）設(shè)置框架及文本內(nèi)容，依據(jù)《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58—2014）等相關(guān)標準定義術(shù)語。同時，依據(jù)或參照《信息與文獻 文件元數(shù)據(jù)管理 第2部分 概念與實施》（ISO23081—2009）、《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13—1994）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—1999）等標準，并結(jié)合我國檔案管理實際設(shè)置錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)集框架及其具體元數(shù)據(jù)。

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適用范圍

該標準主要適用于各級各類檔案館及其立檔單位，可用來描述、管理以卷、件為單元的錄音錄像類電子檔案。基于該標準對各個元數(shù)據(jù)應(yīng)用層次屬性的描述可組合形成附錄B所列的案卷級、文件級元數(shù)據(jù)集，將其實現(xiàn)于相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)后即可支持檔案館（室）開展案卷級、文件級錄音錄像類電子檔案著錄工作，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)全自動和半自動化捕獲、著錄，并為錄音錄像類電子文件歸檔與電子檔案管理提供支撐。

為實現(xiàn)錄音錄像檔案數(shù)字副本的集成管理和長期保存，該標準所設(shè)元數(shù)據(jù)均適用于錄音錄像檔案數(shù)字副本，其中，數(shù)字化責(zé)任信息、數(shù)字化時間、原始載體、生成方式等元數(shù)據(jù)具有明確的指向性，視頻參數(shù)、音頻參數(shù)與《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62—2017）第9章所列技術(shù)參數(shù)完全兼容。因此，錄音錄像檔案數(shù)字副本及其元數(shù)據(jù)管理可參照該標準執(zhí)行。

主要內(nèi)容

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標準結(jié)構(gòu)

該標準共9部分，第1～4章分別為范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、元數(shù)據(jù)實體及元數(shù)據(jù)描述方法，第5～8章則分別對元數(shù)據(jù)集的4大類元數(shù)據(jù)作出逐一描述，附錄部分給出了5個實用性工具，均為資料性附錄。元數(shù)據(jù)集共計96個元數(shù)據(jù)，其中，必選元數(shù)據(jù)18個，可選元數(shù)據(jù)45個，條件選元數(shù)據(jù)33個，覆蓋了錄音錄像類電子檔案全生命周期。元數(shù)據(jù)捕獲方式主要有全自動、半自動和手工著錄3種，有12個容器型元數(shù)據(jù)無需著錄，47個元數(shù)據(jù)應(yīng)由相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)在不同業(yè)務(wù)節(jié)點和時間點全自動捕獲，33個元數(shù)據(jù)可以半自動方式捕獲，只有題名、責(zé)任者、攝錄者、附注4個元數(shù)據(jù)需手工著錄，最大限度地實現(xiàn)了元數(shù)據(jù)標準化與著錄自動化。

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元數(shù)據(jù)集的一體化設(shè)置

數(shù)字音視頻文件結(jié)構(gòu)示意圖

錄音錄像類電子檔案是指錄音類電子檔案和錄像類電子檔案。經(jīng)對比研究，二者的元數(shù)據(jù)存在較大范圍的重合，不同之處在于責(zé)任者的稱呼，錄像類電子檔案技術(shù)參數(shù)涉及視頻編碼部分。在最簡單的數(shù)字音視頻文件結(jié)構(gòu)中，沿著時間軸的伸展，至少由一個音頻編碼數(shù)據(jù)流和與其并行的一個視頻編碼數(shù)據(jù)流組成，比數(shù)字音頻文件多了視頻編碼數(shù)據(jù)（如圖所示）。為此，該標準提供了錄音錄像類電子檔案一體化元數(shù)據(jù)集，通過適用門類屬性和攝錄者元數(shù)據(jù)的設(shè)置予以區(qū)分。

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元數(shù)據(jù)集構(gòu)成及其作用

錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)集由檔案實體、業(yè)務(wù)實體、機構(gòu)人員實體和授權(quán)實體元數(shù)據(jù)4個部分組成。檔案實體元數(shù)據(jù)用于描述錄音錄像類電子檔案本身，為必選元數(shù)據(jù)實體，共75個元數(shù)據(jù)，涵蓋了電子檔案標識、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理權(quán)限等多個方面。檔號、題名、責(zé)任者、攝錄者、時間、保管期限等18個必選元數(shù)據(jù)都位列其中；業(yè)務(wù)實體、機構(gòu)人員實體和授權(quán)實體元數(shù)據(jù)為管理過程元數(shù)據(jù)，均為可選元數(shù)據(jù)實體，該標準推薦采用多元數(shù)據(jù)實體模式，此時，業(yè)務(wù)實體、機構(gòu)人員實體為必選元數(shù)據(jù)實體。將業(yè)務(wù)實體的管理活動元數(shù)據(jù)與另一個或兩個元數(shù)據(jù)實體組配后即可描述一系列管理活動，使后人能夠追溯任一電子檔案管理過程，并與檔號、原始載體、捕獲設(shè)備等元數(shù)據(jù)共同解答“它從哪里來”等重要問題，為錄音錄像類電子檔案的真實性和可靠性提供證據(jù)鏈。

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元數(shù)據(jù)描述

該標準第4章第4節(jié)規(guī)定了元數(shù)據(jù)描述方法，描述內(nèi)容包括23個屬性。除對注冊版本、注冊機構(gòu)、字符集、語言4個共同屬性進行集中描述外，還需從編號、中文名稱、英文名稱、定義等19個屬性對每個元數(shù)據(jù)進行逐一描述。

下面只對約束性等4個元數(shù)據(jù)屬性作出進一步說明：

約束性屬性有3個值域，包括必選、條件選和可選。該標準明確的18個必選元數(shù)據(jù)是最小元數(shù)據(jù)集，同時適用于檔案室和檔案館。條件選有2種情況：其一，當(dāng)該元數(shù)據(jù)所屬實體或其上位元數(shù)據(jù)被選用時，該元數(shù)據(jù)必選，如業(yè)務(wù)實體的管理活動元數(shù)據(jù)和檔案實體的主題、來源、存儲、原始載體元數(shù)據(jù)的子元數(shù)據(jù)；其二，格式名稱、格式版本元數(shù)據(jù)的約束性為條件選，當(dāng)其上位復(fù)合型元數(shù)據(jù)格式信息僅作為容器型元數(shù)據(jù)時，這兩個元數(shù)據(jù)必選。

可重復(fù)性屬性用于說明該元數(shù)據(jù)或元數(shù)據(jù)組是否可以循環(huán)著錄新的元數(shù)據(jù)值。不可重復(fù)元數(shù)據(jù)僅記錄最后一次著錄信息。可重復(fù)元數(shù)據(jù)有主題、捕獲設(shè)備、計算機文件大小等11個（組）元數(shù)據(jù)。主題元數(shù)據(jù)用于一件錄音錄像電子檔案的多個片斷內(nèi)容的深度著錄，比如，描述某次重大活動的各項議程信息。其他可重復(fù)元數(shù)據(jù)則可以反映錄音錄像類電子檔案形成、變化或管理過程，如再次執(zhí)行格式轉(zhuǎn)換操作，則電子檔案編碼標準、計算機文件格式等必然變化，應(yīng)通過相互關(guān)聯(lián)的元數(shù)據(jù)捕獲、著錄新的元數(shù)據(jù)值。

信息來源屬性從捕獲節(jié)點和捕獲方式2個緊密關(guān)聯(lián)的方面對元數(shù)據(jù)進行描述。捕獲節(jié)點主要有登記、掛接、手工著錄、觸發(fā)或完成管理行為等業(yè)務(wù)節(jié)點。捕獲方式主要有5種：從操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)參數(shù)自動捕獲、從電子檔案內(nèi)部編碼數(shù)據(jù)中自動提取、基于應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典半自動捕獲、由外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入以及手工著錄。

著錄說明屬性則明確了復(fù)合型和簡單型元數(shù)據(jù)值著錄的規(guī)范性要求，并提供了具體的著錄示例，附錄D、附錄E分別提供了整體著錄實例，為標準實施提供具體參考。

元數(shù)據(jù)集的實施應(yīng)用

該標準推薦全面采用所設(shè)元數(shù)據(jù)集，或由省級檔案行政管理部門統(tǒng)一編制錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)集及其XMLSchema，統(tǒng)一實施于相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)。編制本地區(qū)元數(shù)據(jù)集時，需考慮區(qū)域性電子檔案全程管理、集成管理和異構(gòu)應(yīng)用系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享、交換等因素，有助于優(yōu)化應(yīng)用系統(tǒng)功能設(shè)計、開發(fā)和運維升級；本地區(qū)檔案館（室）需要管理錄音錄像檔案數(shù)字副本時，應(yīng)將數(shù)字化責(zé)任信息等元數(shù)據(jù)一并納入元數(shù)據(jù)集，以便實現(xiàn)二者的集成管理；使用商業(yè)化媒資管理系統(tǒng)的檔案館（室），應(yīng)要求中標供應(yīng)商完成系統(tǒng)功能對標工作。

在技術(shù)層面，任何門類電子檔案元數(shù)據(jù)集的實施應(yīng)用都是通過嵌入相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)而實現(xiàn)的，錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)集也無例外。這個“嵌入”包含數(shù)據(jù)庫與一系列管理功能的設(shè)計與開發(fā)。因此，在實施元數(shù)據(jù)集之前，檔案局（館）和應(yīng)用軟件開發(fā)商等相關(guān)責(zé)任人要全面讀懂每個元數(shù)據(jù)的23個屬性，在此基礎(chǔ)上方能編制本地區(qū)錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)集，開展相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)功能需求分析、采購需求撰寫、軟件設(shè)計開發(fā)等工作。

轉(zhuǎn)自：蘭臺之家